導入前の課題とFlexVNoteを知ったきっかけ

—本日は貴重なお時間をいただきありがとうございます。まず、弊社のFlexVNoteを知るきっかけや、導入を検討された際の課題感についてお伺いできますでしょうか。

はい。一番初めに探していたのは、「電話録音テキスト化」というキーワードで検索しました。当時は要約機能はまだ考えていませんでしたが、電話を録音してテキスト化できるものがないか調べていましたね。

—なるほど、ウェブで検索いただいたと。比較検討はされましたか？

はい。僕の中で覚えてるのが2つ、3つの会社の資料は取り寄せて機能面や費用面で検討しました。

—そうでしたか。当時の御社の課題感はどのような点にありましたか？

うちは障害福祉サービスの相談事業所なのですが、障害があるご本人様や、他の関係機関からの電話相談が非常に多いです。1日に200件以上（もしくはそれ近く）の相談がある日もありました。一人の職員が必要最低限の記録を取ったとしても、1日あたり5件から10件ぐらいの記録を書かないといけない状況でした。

—かなりの件数ですね。1件あたりの記録作成にかかる時間はどれくらいでしたか？

スムーズにいっても3分とかで、かかる時は7〜8分、時には10分程度かかることもありました。当時は電話の内容を記憶やメモ書きに頼って後からまとめていたため、20分や30分の相談内容を覚えきれていなかったり、内容の抜け漏れが頻繁に発生し、残業の原因になっていました。

FlexVNote選定の決め手

—他社と比較された中で、FlexVNoteを選んでいただけた決め手は何でしたか？

やはり、費用面、つまりコストパフォーマンスが最も大きな決め手です。比較検討していた他社サービスは従量課金制だったため、想定される件数で計算すると月々10万円以上かかる試算でした。

—そうでしたか。現在のAmivoice側のテキスト化費用は？

Amivoice側はもう何千円の世界、3,000〜4,000円ぐらいのレベルだと思います。大幅なコスト削減になりました。

—費用面以外で重視された点はありますか？

録音とテキスト化の精度、費用面に加え、手軽さや簡単さも大きかったかなと思います。新たなアプリを立ち上げる必要がなく、ブラウザ内で操作が完結するので、ITリテラシーにばらつきがある現場職員でも使いやすいと評価しました

—導入当初は要約機能が実装されていませんでしたが、その段階で既に業務に変化はありましたか？

はい。一番初めは録音機能だけを使わせてもらっていましたが、これだけでもうすごいです。今までの業務と比べても、かなり安心して仕事ができるようになりました。聞き逃しても後から聞き直せるという安心感が生まれたのは大きかったですし、担当者以外が電話に出た場合でも、録音を聞き直すことで相談内容が把握できるようになったのは非常に大きかったですね。

—特に相談業務における録音機能のメリットはありますか？

相談の場合だと、文字（伝言メモ）だけでは伝わらない話し手のニュアンスが非常に大切で、「何が不安なのか？」といった言葉以外の意味合いを録音で聞くことによって、伝えたいことが推測できるようになったのは大きいです。

導入後の効果と具体的な活用方法

—テキスト化・要約機能が実装された後の、具体的な成果はいかがでしょうか？

今はもう職員にとって、FlexVNote（録音機能）は「なくてはならないもの」になっています。記録を書く時間でいうと、20%〜30%以上の削減効果が出ていると思います。そして何より、抜け漏れが減り、記録の精度が上がったのが一番大きい成果だと感じています。

—現在の要約の運用方法について教えてください。

短い通話（1〜2分以内）であれば、FlexVNoteの自動要約機能（文字数指定：500〜1200字程度）で生成された文章をそのままコピー＆ペーストして利用しています。ただ、長い通話の場合、要約機能だけでは不十分な場合があるので、全文テキスト化された内容をコピーし、外部の生成AI（ChatGPT）に再度かけて要約を行っています。

—外部の生成AIを活用する際、何か工夫されていますか？

はい。「誰々さんから誰々の電話相談である」といった情報をプロンプトとして加えることで、生成AIの精度を9割ぐらいまで高めて記録として残せるようにしています。

—その他の機能で役立っている点はありますか？

職員が訪問相談などで事業所以外にいる場所でも、クラウド上に保存されている電話内容を確認できるのは非常にありがたいです。また、いつ誰から電話がかかってきたかという履歴が残るため、過去の問い合わせ傾向（例えば、夜間帯の電話の多さなど）を把握するのに役立っています。
記録文章を一から思い出しながら書くという作業は心的ハードルが非常に高かったのですが、その苦痛さが少なくなり、前よりかは楽しく業務に取り組めるようになったと思います。

今後の展望とSYNVOICEへの期待

—弊社の保守サービス、サポート体制についてのご評価はいかがでしょうか？

こちらの本当に思いつきのような発想や、図々しい要望であっても、丁寧に回答・対応していただいており、非常にありがたいなと思っています。

この業界はDX化が遅れているので、FlexVNoteのようなツールによる抜け漏れのない記録の実現は非常に重要だと強く感じており、同業者にも「めっちゃ楽になるよ」と積極的に情報共有しています。

—今後のサービスに対するご要望はございますか？

一つ希望があります。現状はテキスト化→（必要であれば外部AIで再要約）→記録ソフトにコピペして登録するという手間があります。人間は楽を覚えると、このコピペ登録作業が今度はハードルになってくるんです。将来的には、この手作業をなくし、FlexVNoteの要約結果が記録ソフト（ホープケアなど、1月末に切り替え予定）に自動的に連携されるAPI連携が実現することを強く希望しています。

—API連携が実現すれば、どのような変化を期待されますか？

それが実現すれば、記録作成時間が大幅に削減され（3時間かかっていたものが10〜20分で終わる想定）、職員の心のゆとりが生まれます。そうすれば、利用者様との支援の時間を増やしたり、職員自身の自己研鑽に時間を使えるようになると期待しています。